# 03.05. Uitnodigingen en Teamleden

_Laatst bijgewerkt: 25 augustus 2026_

Zie ook [02.01. Organisatie Onboarding](02_01_organisatie_onboarding.md) — zelf een organisatie kiezen of aanmaken gebruikt dezelfde status **Wachtend op goedkeuring** en dezelfde goedkeuringsschermen.

---

## Inhoudsopgave

1. [Overzicht van uitnodigingen](#1-overzicht-van-uitnodigingen)
2. [Iemand uitnodigen voor een initiatief](#2-iemand-uitnodigen-voor-een-initiatief)
3. [Iemand uitnodigen voor je organisatie](#3-iemand-uitnodigen-voor-je-organisatie)
4. [Wachtend op goedkeuring — goedkeuren of afwijzen](#4-wachtend-op-goedkeuring--goedkeuren-of-afwijzen)
5. [Beslissingsbomen](#5-beslissingsbomen)
6. [Veelgestelde vragen (FAQ)](#6-veelgestelde-vragen-faq)

---

## 1. Overzicht van uitnodigingen

C5P kent twee losse uitnodigingsstromen:

| Stroom | Wie kan uitnodigen? | Resultaat |
|---|---|---|
| **Initiatief** | Elke deelnemer aan het initiatief (ook met de rol Gebruiker) | De persoon wordt lid van het initiatief |
| **Organisatie** | Manager of Organisatie Eigenaar | De persoon wordt lid van de organisatie |

Deze stromen zijn **onafhankelijk**. Iemand uitnodigen voor een initiatief vereist geen lidmaatschap van jouw organisatie. Samenwerken met iemand van een andere organisatie is altijd mogelijk.

### Rollen op organisatieniveau

Dit zijn de namen die je in C5P ziet:

| Rol | Omschrijving |
|---|---|
| **Organisatie Eigenaar** | Volledige toegang tot de organisatie, kan andere organisatie-eigenaren aanwijzen |
| **Manager** | Beheert initiatieven en gebruikers binnen de organisatie |
| **Gebruiker** | Standaard lid, werkt aan initiatieven |
| **Externe Gebruiker** | Iemand van buiten de organisatie, alleen toegang tot initiatieven waarvoor die persoon is uitgenodigd |
| **Wachtend op goedkeuring** | Tijdelijke status — wacht op goedkeuring van een Manager of Organisatie Eigenaar |

Binnen een initiatief zijn de rollen **Eigenaar** en **Lid**.

---

## 2. Iemand uitnodigen voor een initiatief

**Wie kan dit doen?** Elke deelnemer aan het initiatief (inclusief de rol Gebruiker).

### Stap-voor-stap

1. Open het initiatief.
2. Ga naar **Team**.
3. Klik op **Nieuwe teamlid**.
4. Voer het e-mailadres in van de persoon die je wilt uitnodigen.
5. Sla op.

Er wordt **altijd** een e-mail verstuurd. Welke mail, hangt af van of de persoon al een C5P-account heeft.

### Wat er daarna gebeurt

#### Geval A — De persoon heeft al een C5P-account

- De persoon wordt **direct** toegevoegd als lid van het initiatief.
- Die persoon ontvangt de e-mail **"U bent toegevoegd aan initiatief: …"** met een link naar het initiatief.
- Het initiatief staat meteen in het overzicht van die persoon.

#### Geval B — De persoon heeft nog geen C5P-account

- Het lidmaatschap wordt direct aangemaakt (de persoon is al zichtbaar in het team).
- Die persoon ontvangt de e-mail **"Uitnodiging voor C5P.app"** met een link om een wachtwoord in te stellen.
- Totdat de uitnodiging is geaccepteerd:
  - kan de persoon het initiatief **alleen lezen** (geen wijzigingen);
  - is het account nog niet actief.
- Na acceptatie krijgt de persoon volledige toegang volgens de initiatiefrol (ook als die persoon bij de organisatie nog **wacht op goedkeuring** — zie sectie 4).

> **ℹ️ Info:** Je kunt iemand uitnodigen voor een initiatief, ook als die persoon bij een andere organisatie hoort.

---

## 3. Iemand uitnodigen voor je organisatie

**Wie kan dit doen?** Manager of Organisatie Eigenaar van de organisatie.

### Stap-voor-stap

1. Ga naar **Contacten** (of **Uitnodiging versturen**).
2. Klik op **Uitnodiging versturen** of voeg meerdere adressen tegelijk toe.
3. Voer het e-mailadres in, of een lijst van e-mailadressen (maximaal 100).
4. Kies de organisatie (bij meerdere adressen: één organisatie voor iedereen).
5. Klik op **Uitnodiging versturen**.

### Wat er daarna gebeurt

De uitkomst hangt af van jouw rol ten opzichte van de organisatie waarvoor je uitnodigt:

| Situatie | Resultaat na acceptatie |
|---|---|
| Jij bent Manager of Organisatie Eigenaar van die organisatie | De persoon wordt direct **Gebruiker** (of de rol die je hebt ingesteld) |
| Jij hebt een lagere rol (Gebruiker of Externe Gebruiker) | De persoon komt op **Wachtend op goedkeuring** |
| Je nodigt uit voor een andere organisatie dan die van jezelf | De persoon komt op **Wachtend op goedkeuring** |
| Eerste persoon in een organisatie die nog geen eigenaar heeft | De persoon wordt automatisch **Organisatie Eigenaar** |

### Bijzonderheden

- **Wachtend op goedkeuring:** de persoon kan inloggen, maar ziet het organisatiedashboard en de instellingen niet. Wel kan die persoon meewerken aan initiatieven waarvoor die al is uitgenodigd.
- **Organisatiewissel:** hoort het e-mailadres al bij een andere organisatie, dan blokkeert C5P de uitnodiging. Die persoon moet via de servicedesk overstappen.
- **Intrekken:** trek je de uitnodiging in voordat die is geaccepteerd, dan wordt het account gedeactiveerd. Een nieuwe uitnodiging is altijd mogelijk.

---

## 4. Wachtend op goedkeuring — goedkeuren of afwijzen

**Wie kan dit doen?** Manager of Organisatie Eigenaar van de organisatie.

Iemand met de status **Wachtend op goedkeuring** heeft de uitnodiging geaccepteerd, maar wacht nog op een beheerder van de organisatie.

### Notificatie

Zodra iemand wacht op goedkeuring, ontvangen **alle Managers en Organisatie Eigenaren** van de organisatie:

- een e-mail **"Nieuw lidmaatschapsverzoek voor …"** met naam en e-mailadres;
- twee knoppen in die mail: **Goedkeuren** en **Afwijzen** (geen login nodig, 24 uur geldig).

### Via het platform goedkeuren of afwijzen

1. Ga naar **Contacten** en filter op mensen die wachten op goedkeuring, of open de contactpagina vanuit de e-mail.
2. Je ziet naam, e-mailadres en de datum van het verzoek.
3. Kies een actie:

![Wachtende verzoeken op de Contacten-pagina, met herkomst-badges](assets/team-pending-requests.png)

> **ℹ️ Info:** Dit blok toont **alle** wachtende verzoeken, niet alleen uitnodigingen — ook mensen die zelf je organisatie hebben gevonden of automatisch zijn gekoppeld op e-maildomein (zie [02.01. Organisatie Onboarding](02_01_organisatie_onboarding.md#6-als-organisatie-een-verzoek-beoordelen)). De badge naast de naam toont de herkomst.

#### Goedkeuren

1. Kies de rol die je wilt toekennen (standaard: **Gebruiker**).
   - C5P toont een **voorgestelde rol** op basis van de oorspronkelijke uitnodiging. Je mag een andere rol kiezen.
   - Als Manager kun je maximaal **Gebruiker** toewijzen (niet Manager of hoger).
   - Als Organisatie Eigenaar kun je elke rol toewijzen.
2. Klik op **Goedkeuren**.
3. De gebruiker krijgt direct die rol en volledige toegang.
4. De gebruiker ontvangt een bevestigingsmail.

#### Afwijzen

1. Klik op **Afwijzen**.
2. De gebruiker kan niet meer inloggen (de status blijft **Wachtend op goedkeuring**).
3. De gebruiker ontvangt een e-mail dat het verzoek niet is goedgekeurd.
4. Wil je dit later terugdraaien, stuur dan een nieuwe uitnodiging.

### Via de e-mail goedkeuren of afwijzen

De notificatiemail bevat twee directe links:

- **Goedkeuren** — de gebruiker krijgt meteen de voorgestelde rol. Geen login nodig.
- **Afwijzen** — de gebruiker wordt gedeactiveerd. Geen login nodig.

> **⚠️ Let op:** Deze links zijn **24 uur geldig** en **eenmalig bruikbaar**. Daarna keur je goed of wijs je af via Contacten in C5P.

---

## 5. Beslissingsbomen

### 5.1 Initiatief-uitnodiging: wat gebeurt er?

```
Start: je voert een e-mailadres in bij een initiatief
│
├── Heeft deze persoon al een C5P-account?
│   │
│   ├── JA ──► Lidmaatschap direct aangemaakt
│   │           E-mail: "U bent toegevoegd aan initiatief: …"
│   │           Persoon ziet het initiatief meteen
│   │           └── KLAAR
│   │
│   └── NEE ──► Lidmaatschap direct aangemaakt (alleen lezen)
│               E-mail: "Uitnodiging voor C5P.app" (wachtwoord instellen)
│               │
│               └── Accepteert de persoon de uitnodiging?
│                   │
│                   ├── JA ──► Volledige toegang tot het initiatief
│                   │          (ook als die persoon bij de organisatie
│                   │           nog wacht op goedkeuring)
│                   │          └── KLAAR
│                   │
│                   └── NEE ──► Lidmaatschap bestaat, maar alleen lezen
│                               (wacht op acceptatie)
```

### 5.2 Organisatie-uitnodiging: direct lid of wachten op goedkeuring?

```
Start: Manager of Organisatie Eigenaar nodigt een e-mailadres uit
│
├── Staat er al een uitnodiging open voor dit adres?
│   └── JA ──► Bestaande uitnodiging wordt hergebruikt
│
├── Hoort dit e-mailadres al bij een ANDERE organisatie?
│   └── JA ──► Geblokkeerd: uitnodigen kan niet
│               (overstappen via de servicedesk)
│
└── Persoon accepteert de uitnodiging (stelt een wachtwoord in)
    │
    ├── Gaat de uitnodiging niet naar een specifieke organisatie?
    │   └── JA ──► Direct Gebruiker. KLAAR.
    │
    ├── Heeft de organisatie nog geen eigenaar?
    │   └── JA ──► Is dit de eerste persoon van deze organisatie
    │               (geen KLIC-organisatie)?
    │               │
    │               ├── JA ──► Persoon wordt Organisatie Eigenaar. KLAAR.
    │               │
    │               └── NEE ──► Direct Gebruiker. KLAAR.
    │
    └── Heeft de organisatie al een eigenaar?
        │
        ├── Ben jij Manager of Organisatie Eigenaar van die organisatie?
        │   └── JA ──► Direct de voorgestelde rol (standaard Gebruiker). KLAAR.
        │
        └── Heb je een lagere rol, of nodigt je uit voor een andere organisatie?
            └── JA ──► Status: Wachtend op goedkeuring
                       Alle Managers en Organisatie Eigenaren krijgen een e-mail
                       └── Ga naar beslisboom 5.3
```

### 5.3 Goedkeuren of afwijzen

```
Situatie: persoon staat op Wachtend op goedkeuring
│
├── Beheerder opent de notificatiemail
│   │
│   ├── Klikt op Goedkeuren (24 uur geldig)
│   │   └── Persoon krijgt de voorgestelde rol
│   │       Bevestigingsmail naar de persoon
│   │       └── GOEDGEKEURD
│   │
│   └── Klikt op Afwijzen (24 uur geldig)
│       └── Account gedeactiveerd
│           Afwijzingsmail naar de persoon
│           └── AFGEWEZEN
│
└── Beheerder logt in op C5P
    │
    ├── Gaat naar Contacten
    │
    ├── Kiest Goedkeuren en een rol
    │   ├── Als Manager: maximaal Gebruiker
    │   └── Als Organisatie Eigenaar: elke rol
    │       └── Bevestigingsmail. GOEDGEKEURD
    │
    └── Kiest Afwijzen
        └── Account gedeactiveerd. Afwijzingsmail. AFGEWEZEN
```

### 5.4 Toegang per status

| Status | Kan inloggen? | Initiatief | Organisatie |
|---|---|---|---|
| Uitgenodigd, nog niet geaccepteerd | Nee | Alleen lezen (via het lidmaatschap) | Geen |
| Wachtend op goedkeuring | Ja | Volledige toegang volgens de initiatiefrol | Geen (geen organisatiedashboard) |
| Gebruiker | Ja | Volledige toegang volgens de initiatiefrol | Standaard toegang |
| Manager | Ja | Volledige toegang | Beheertoegang |
| Organisatie Eigenaar | Ja | Volledige toegang | Volledige beheertoegang |

---

## 6. Veelgestelde vragen (FAQ)

### Over initiatieven uitnodigen

**V: Kan ik iemand uitnodigen voor een initiatief als die persoon niet bij dezelfde organisatie hoort?**  
A: Ja. Iedereen kan worden uitgenodigd, ongeacht de organisatie. Zo werk je samen over organisatiegrenzen heen.

**V: Welke e-mail krijgt iemand als ik die persoon aan een initiatief toevoeg?**  
A: Altijd een e-mail. Heeft die persoon nog geen account, dan gaat de **uitnodiging** ("Uitnodiging voor C5P.app") om een wachtwoord in te stellen. Heeft die persoon al een account, dan gaat de **mededeling** ("U bent toegevoegd aan initiatief: …").

**V: De persoon die ik heb uitgenodigd ziet het initiatief nog niet. Wat is er aan de hand?**  
A: Als die persoon nog geen account heeft, is de uitnodigingsmail verstuurd. Het lidmaatschap bestaat al, maar de persoon moet eerst de uitnodiging accepteren (wachtwoord instellen) voordat het initiatief bewerkt kan worden.

**V: Kan ik een lidmaatschap intrekken van iemand die nog niet geaccepteerd heeft?**  
A: Ja. Trek de uitnodiging in via de uitnodigingenlijst. Het account wordt automatisch gedeactiveerd als de uitnodiging nog niet is geaccepteerd.

---

### Over organisatie uitnodigen

**V: Ik wil iemand uitnodigen maar krijg een melding dat die persoon al bij een andere organisatie hoort. Wat nu?**  
A: C5P kan dan geen nieuwe uitnodiging maken. Die persoon moet via een servicedeskticket een organisatiewissel aanvragen. Neem contact op met de C5P-ondersteuning.

**V: Ik heb iemand uitgenodigd als Gebruiker, maar die persoon wacht op goedkeuring. Waarom?**  
A: Als jouw eigen rol lager is dan Manager, of als je uitnodigt voor een andere organisatie, zet C5P die persoon automatisch op **Wachtend op goedkeuring**. Een Manager of Organisatie Eigenaar van die organisatie moet dan goedkeuren.

**V: Wat is de "voorgestelde rol" bij een uitnodiging?**  
A: Dat is de rol die de uitnodiger op het moment van uitnodigen heeft gekozen. Bij goedkeuring ziet de beheerder dit als suggestie, maar mag een andere rol kiezen.

**V: Kan ik meerdere mensen tegelijk uitnodigen?**  
A: Ja. Je kunt maximaal 100 e-mailadressen tegelijk invoeren. C5P verwerkt ze afzonderlijk en toont welke uitnodigingen zijn gelukt en welke niet.

---

### Over wachten op goedkeuring

**V: Wat kan iemand doen terwijl die persoon wacht op goedkeuring?**  
A: Inloggen en meewerken aan initiatieven waarvoor die persoon is uitgenodigd. Geen toegang tot het organisatiedashboard, gebruikersbeheer of organisatie-instellingen.

**V: Hoelang blijft iemand wachten op goedkeuring?**  
A: Onbeperkt — er is geen automatische vervaltermijn. Een Manager of Organisatie Eigenaar moet actief goedkeuren of afwijzen.

**V: Wat gebeurt er na een afwijzing? Kan die persoon het opnieuw proberen?**  
A: Na afwijzing kan die persoon niet meer inloggen. Er is geen knop "opnieuw proberen". Wil je die persoon alsnog toelaten, stuur dan een nieuwe uitnodiging.

**V: De link in mijn e-mail werkt niet meer. Wat nu?**  
A: De directe links in de e-mail zijn 24 uur geldig. Daarna: ga naar **Contacten** in C5P en keur daar goed of wijs af.

**V: Twee managers hebben tegelijk op Goedkeuren geklikt. Wat gebeurt er?**  
A: De eerste klik telt. De tweede klik doet niets extra's als de persoon al is goedgekeurd. Er worden geen dubbele rollen toegekend.

**V: Kan een Manager ook andere Managers goedkeuren of aanmaken?**  
A: Nee. Een Manager kan bij goedkeuring maximaal de rol **Gebruiker** toewijzen. Alleen een Organisatie Eigenaar kan de rol Manager of Organisatie Eigenaar toekennen.

---

### Over nieuwe organisaties zonder eigenaar

**V: Ik ben uitgenodigd voor een organisatie die nog geen eigenaar heeft. Wat gebeurt er?**  
A: Als jij de eerste bent die een uitnodiging accepteert voor zo'n organisatie (en het is geen KLIC-organisatie), word je automatisch **Organisatie Eigenaar**.

**V: Geldt dit ook voor KLIC-organisaties (netbeheerders, gemeenten)?**  
A: Nee. KLIC-organisaties (netbeheerders, gemeenten, enzovoort) krijgen geen automatische eigenaar. Daardoor blijft samenwerking op KLIC-initiatieven mogelijk over organisatiegrenzen heen.

---

### Over e-mails

**V: Wie krijgt bericht als iemand wacht op goedkeuring?**  
A: Alle actieve Managers en Organisatie Eigenaren van die organisatie. De mail bevat naam en e-mailadres van de wachtende persoon.

**V: Krijgt de uitgenodigde persoon zelf ook een bericht terwijl die wacht op goedkeuring?**  
A: Ja. Na acceptatie van de uitnodiging krijgt die persoon een bevestiging dat het verzoek is ontvangen, en later bericht bij goedkeuring of afwijzing.

**V: Welke e-mails gaan er uit tijdens het hele proces?**

| Moment | Ontvanger | Onderwerp / inhoud |
|---|---|---|
| Uitnodiging voor een **nieuw account** | Uitgenodigde persoon | **Uitnodiging voor C5P.app** — link om een wachtwoord in te stellen |
| Toevoegen aan een **initiatief** (bestaand account) | Uitgenodigde persoon | **U bent toegevoegd aan initiatief: …** |
| Uitnodiging geaccepteerd, wacht op goedkeuring | Alle Managers en Organisatie Eigenaren | **Nieuw lidmaatschapsverzoek voor …** — knoppen Goedkeuren en Afwijzen |
| Uitnodiging geaccepteerd, wacht op goedkeuring | Uitgenodigde persoon | Bevestiging dat het verzoek is ontvangen |
| Goedgekeurd | Uitgenodigde persoon | Verzoek is goedgekeurd |
| Afgewezen | Uitgenodigde persoon | Verzoek is niet goedgekeurd |

## Gerelateerde onderwerpen

- [02.01. Organisatie Onboarding](02_01_organisatie_onboarding.md) - Zelf een organisatie kiezen of aanmaken zonder uitnodiging
- [03.01. Rollen en Permissies](03_01_rollen_en_permissies.md) - Organisatie- en initiatiefrollen
- [03.03. Contacten Overzicht](03_03_contacten_overzicht.md) - Gebruikersbeheer op globaal niveau
- [03.04. Organisaties Overzicht](03_04_organisaties_overzicht.md) - Organisaties beheren
- [04.15. Team Beheer](04_15_team_beheer.md) - Teamleden binnen een initiatief
- [04.16. Organisaties Beheer](04_16_organisaties_beheer.md) - Organisaties koppelen aan een initiatief

---

### Metadata
- **Versie:** 1.1
- **Laatst gewijzigd:** 25 augustus 2026
- **Gerelateerde use cases**: UC-2-003 (Manage Organization Users), UC-3-007, UC-3-008